Stan przyjmowanych spraw, kolejność ich załatwiania lub rozstrzygania

Stan przyjmowanych spraw, kolejność ich załatwiania lub rozstrzygania

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. e ustawy o dostępie do informacji publicznej udostępnianiu podlega m. in. informacja publiczna o stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania.

Korespondencja wpływająca do Urzędu Gminy Radziejowice podlega rejestracji                                 w dziennikach podawczych kancelarii Urzędu, gdzie dokonuje się rozdziału korespondencji - zgodnie z właściwością - na poszczególne samodzielne stanowiska pracy i  kierowników referatów, którzy przekazują ją do realizacji poszczególnym pracownikom.

Postępowanie z dokumentacją niezależnie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej                   oraz informacji w niej zawartych o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej, reguluje Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 20.01.2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji                                                           i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U.Nr14, poz.67

Sprawy w Urzędzie Gminy Radziejowice rozpatrywane są według kolejności wpływu                       z zachowaniem terminów określonych w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. w Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071                      z późn. zm.).

Z informacją o sposobie załatwienia sprawy, związanych z tym opłatach, wymaganych dokumentach można zapoznać się wchodząc na strony poszczególnych referatów. 

- Referat Organizacyjny, Spraw Obywatelskich i USC

- Referat Finansów

- Referat Rozwoju Lokalnego i Gospodarki Gminnej

Pracownicy przyjmują interesantów codziennie w godzinach pracy urzędu tzn.

• poniedziałek - piątek – od 7:45 do 17:00
• wtorek – czwartek – od 7:45- 15.45
• piątek – 7:45 do 14:30

Nad prawidłowością, terminowością udzielenia odpowiedzi na korespondencję nadzór sprawują Sekretarz Gminy oraz Kierownicy referatów.

Osoby zainteresowane dostępem do informacji o stanie spraw, w których są stroną lub spraw o charakterze powszechnym, aby uzyskać stosowne informacje będą musiały znać numer kancelaryjny skierowanego do urzędu pisma np.

• Jeżeli klient osobiście przyniesie pismo do urzędu, to w momencie doręczenia może uzyskać informację o numerze kancelaryjnym w Kancelarii;
• Jeżeli klient wyśle korespondencje do urzędu np. za pośrednictwem poczty, to aby uzyskać informacje o numerze kancelaryjnym będzie musiał przyjść do urzędu, lub zatelefonować pod nr tel. 468577171  lub wysłać pytanie pocztą elektroniczną bezpośrednio do referatu merytorycznego, lub na adres: urząd@radziejowice.pl
• Klient może zwrócić się o przekazanie informacji o sprawie bezpośrednio do pracownika merytorycznego referatu.

Przekazanie numeru kancelaryjnego nastąpi po skutecznej identyfikacji sprawy.

Podstawową metodą identyfikacji będzie poprawne przekazanie przez zainteresowanego danych o sprawie tj. dokładnej daty złożenia lub wysłania pisma i opisu przedmiotu sprawy.

W odniesieniu do instytucji wystarczy podanie znaku sprawy.

Wójt oraz jednostki organizacyjne gminy przyjmują sprawy do załatwienia w trybie określonym w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz.1071 z późniejszymi zmianami). Zgodnie z art.63 Kodeksu postępowania administracyjnego:

·         podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu.

·          podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.

·         podanie wniesione pisemnie albo ustnie do protokołu powinno być podpisane przez wnoszącego, a protokół ponadto przez pracownika, który go sporządził. Gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią inna osoba upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący je tego żąda.  

Termin załatwienia sprawy - zgodnie z instrukcją kancelaryjną pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mająca z nią bezpośredniego związku.

Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki. Niezwłocznie powinny być załatwione sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę, lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym- w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania. Do terminów określonych w w/w przepisach nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnienia spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od tego organu.

 Przed złożeniem wniosku w określonej sprawie należy dowiedzieć się, jakie dokumenty będą musiały być złożone razem z tym wnioskiem. Szczegółowej informacji na ten temat powinien udzielić pracownik, zajmujący się załatwianiem danego rodzaju spraw. Należy się upewnić czy informacja o wymaganych dokumentach jest pełna, tj. upewnić się, czy wiemy jakie dokumenty musimy dostarczyć oraz w jakiej formie powinny one zostać dostarczone (np. oryginały, kopie, kopie poświadczone notarialnie). Należy zwrócić uwagę, że przedstawiane dokumenty muszą być autentyczne.

Wykorzystywanie nieprawdziwych dokumentów jest poważnym przestępstwem, zagrożone surowymi karami. Nie wolno dokumentów niszczyć, ani przerabiać. Nie można też wprowadzać w błąd pracownika samorządowego za pomocą dokumentów sfałszowanych. Zagrożenie karą dotyczy także pracownika samorządowego poświadczającego nieprawdę. Naruszenie tych zasad również powoduje odpowiedzialność karną.

Pracownicy są zobowiązani do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych mogących mieć wpływ na sposób załatwienia sprawy a w szczególności:

·         udzielania informacji niezbędnych do załatwienia danej sprawy i wyjaśnienia treści obowiązujących przepisów;

·         niezwłocznego rozstrzygnięcia sprawy, a jeżeli to niemożliwe do określenia terminu jej załatwienia;

·         informowania zainteresowanych o stanie załatwienia sprawy;

·         powiadomienie o przyczynie niezałatwienia sprawy;

·         informowanie o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zaskarżania od wydanych rozstrzygnięć;

Od decyzji wydanej przez Wójta Gminy stronie przysługuje prawo odwoływania się. Na każdej decyzji umieszczone jest pouczenie o takiej możliwości. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji w ciągu 14 dni, za pośrednictwem organu, który wydał decyzje. Wniesienie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji. Nie dotyczy to jednak tych decyzji, z których treści wynika, że mają być wykonane natychmiast lub ich natychmiastowe wykonanie następuje z mocy ustawy.